Surat Pengunduran Diri Tulis Tangan: Contoh, Format, dan Cara Menulisnya Rapi

Surat pengunduran diri tulis tangan adalah surat resign yang kamu tulis sendiri dengan pulpen di atas kertas, biasanya folio bergaris, lalu ditandatangani dan diserahkan ke atasan atau HRD. Isinya sama dengan surat resign ketik: pernyataan berhenti, tanggal hari kerja terakhir, terima kasih, dan kesediaan serah terima. Bedanya ada di cara menulis, tata letak, dan kerapian.

Format ini paling sering diminta di pabrik dan perusahaan manufaktur, tempat banyak karyawan produksi tidak terbiasa mengetik surat. Aturannya tetap sama dengan surat ketik. PP Nomor 35 Tahun 2021 Pasal 36 huruf i meminta pengunduran diri diajukan tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai resign, dan tulisan tangan termasuk bentuk tertulis.

Panduan ini membahas kapan surat tulis tangan diperlukan, alat yang dibutuhkan, tata letak di kertas, tiga contoh siap salin, cara menulis tanpa coretan, dan perbandingan dengan surat ketik. Kalau mau menyusun teksnya dulu, pakai template surat pengunduran diri kami lalu cetak lembar bergarisnya sebagai panduan menyalin.

Kapan surat resign perlu ditulis tangan

Tidak ada aturan yang mewajibkan surat resign ditulis tangan. Kewajibannya hanya "tertulis". Jadi kapan tulisan tangan dipakai? Umumnya ada tiga situasi.

Pertama, perusahaan memintanya. Sebagian perusahaan, sering kali pabrik, meminta karyawan produksi menyerahkan surat resign tulisan sendiri dengan tanda tangan basah. Alasannya masuk akal: surat bisa dibuat di tempat tanpa printer, dan tulisan tangan lebih sulit dibuat orang lain atas nama karyawan.

Kedua, tidak ada akses ke komputer atau printer. Karyawan shift malam yang ingin menyerahkan surat besok pagi sering lebih cepat menulis di folio daripada mencari tempat cetak.

Ketiga, sebagai tanda kesungguhan. Sebagian atasan di perusahaan keluarga atau usaha kecil menganggap surat tulisan sendiri lebih personal. Menurut kami ini soal budaya kantor, bukan aturan. Kalau kantormu terbiasa dengan email, surat tulis tangan tidak membuatmu lebih sopan.

Satu catatan lagi soal formulir. Beberapa perusahaan punya formulir pengunduran diri sendiri yang harus diisi dan ditandatangani atasan. Formulir ini tidak menggantikan kewajiban pemberitahuan 30 hari, tapi biasanya jadi dasar HRD memproses hari terakhir dan hak-hakmu. Jadi kalau ada formulir, jangan hanya menyerahkan surat tulis tangan lalu menunggu.

Patokan termudah: tanyakan ke HRD atau lihat peraturan perusahaan. Kalau ada formulir resign resmi, isi formulir itu, lalu lampirkan surat tulis tangan hanya kalau diminta. Kalau kamu masih bingung bedanya dengan surat biasa, baca dulu panduan surat pengunduran diri kerja yang baik dan sopan kami.

Alat dan kertas yang dibutuhkan

Alatnya sederhana, tapi pilihan yang salah bisa membuat surat terlihat asal jadi.

• Kertas folio bergaris. Ukurannya sekitar 21 x 33 cm, sedikit lebih panjang dari A4. Wikipedia tentang ukuran kertas menyebut F4 memakai sisi pendek A4 dan sisi panjang 330 mm. Kertas bergaris membantu baris tetap lurus. Kalau HRD meminta HVS polos, letakkan lembar bergaris di bawahnya sebagai panduan.
• Pulpen tinta hitam atau biru tua. Hindari tinta warna lain dan pensil. Pulpen gel yang mudah luntur juga sebaiknya dihindari kalau tanganmu berkeringat.
• Kertas cadangan. Siapkan minimal dua lembar. Satu kesalahan di baris terakhir lebih baik diatasi dengan menulis ulang.
• Draf teks. Tulis atau ketik drafnya dulu, misalnya di ponsel. Menyalin dari draf jauh lebih rapi daripada mengarang sambil menulis.
• Amplop kalau perusahaan meminta surat diserahkan tertutup. Cara menulis bagian depannya mirip dengan amplop lamaran kerja, tinggal ganti perihalnya.

Tips dari tim kami: alat surat resign Letter and CV punya versi tulis tangan. Susun teksnya, lalu cetak lembar bergaris berisi teks itu, atau lembar bergaris kosong. Kamu tinggal menyalin baris demi baris ke kertas folio.

Format dan tata letak di kertas folio

Surat tulis tangan mengikuti urutan surat resmi: tempat dan tanggal, tujuan, perihal, salam pembuka, isi, salam penutup, tanda tangan, dan nama terang. Yang membedakan adalah penempatannya di kertas.

• Margin kiri dan kanan. Sisakan kira-kira dua jari di kiri dan satu jari di kanan. Banyak folio sudah punya garis margin merah di kiri.
• Tempat dan tanggal di kanan atas. Tulis lengkap, misalnya "Cikarang, 3 November 2026".
• Tujuan surat di kiri, beberapa baris di bawah tanggal.
• Satu baris kosong antarbagian. Ini membuat surat mudah dibaca walau tulisan tanganmu kecil.
• Tanda tangan di kanan bawah, dengan nama terang di bawahnya. Tambahkan NIK karyawan kalau perusahaan memakainya.

Ukuran huruf juga perlu dijaga. Tulisan yang terlalu kecil membuat surat padat dan sulit dibaca, sedangkan tulisan terlalu besar membuat isi meluber. Patokan kasarnya: satu baris folio biasanya muat sekitar sepuluh kata, tergantung ukuran tulisanmu. Kalau drafmu berisi kalimat yang sangat panjang, pecah dulu sebelum disalin.

Satu halaman sudah lebih dari cukup. Kalau isinya meluber ke halaman kedua, besar kemungkinan ada kalimat yang bisa dibuang. Pola tata letak yang sama juga dipakai untuk surat lamaran kerja tulis tangan, jadi kalau kamu pernah menulisnya, kamu sudah setengah jalan.

Kalau tulisan tidak muat satu halaman

Surat resign yang baik cukup satu halaman folio. Kalau saat menyalin draf ternyata ruangnya tidak cukup, jangan memperkecil huruf sampai sulit dibaca. Pangkas isinya. Bagian yang paling mudah dipersingkat biasanya kalimat pembuka yang berputar-putar dan penjelasan alasan resign, yang memang tidak wajib ditulis panjang.

Coba hitung dulu sebelum menulis di kertas folio. Draf yang diketik di ponsel bisa dibagi per baris kira-kira sesuai lebar kertas, sehingga kamu tahu lebih awal apakah surat akan muat. Kalau draf terlalu panjang, perbaiki di ponsel, bukan di kertas. Mengubah kalimat di tengah penulisan adalah penyebab coretan yang paling sering.

Hindari melanjutkan tulisan ke halaman belakang kertas. Surat yang bersambung ke belakang mudah terlewat saat difotokopi atau dipindai untuk arsip. Kalau isinya memang tidak bisa dipersingkat lagi, lebih baik tulis ulang dengan baris yang lebih rapat tetapi tetap terbaca, daripada menambah lembar kedua yang terpisah dari tanda tanganmu.

Satu kebiasaan kecil yang membantu: tulis tanggal, tujuan, dan perihal lebih dulu, lalu sisakan ruang yang cukup untuk tanda tangan dan nama terang di bagian bawah sebelum mengisi badan surat. Dengan begitu tanda tangan tidak terdesak ke tepi kertas.

Contoh surat pengunduran diri tulis tangan

Tiga contoh di bawah ini bisa langsung kamu salin. Semua nama dan perusahaan fiktif. Ganti bagian dalam kurung siku dengan datamu sendiri.

Contoh untuk karyawan pabrik

[Kota], [Tanggal]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
[Nama Perusahaan]
di tempat

Perihal: Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap]
NIK karyawan: [NIK]
Bagian: [Bagian], shift [Shift]

dengan ini mengundurkan diri dari [Nama Perusahaan]. Hari kerja terakhir saya adalah [Tanggal Terakhir]. Sampai tanggal tersebut saya tetap masuk sesuai jadwal dan siap menyerahkan seragam, ID card, serta peralatan kerja.

Terima kasih atas kesempatan bekerja selama [Lama Bekerja].

Hormat saya,

[Tanda tangan]
[Nama Lengkap]

Contoh untuk staf kantor

Dengan hormat,

Melalui surat ini saya, [Nama Lengkap], [Jabatan] di bagian [Divisi], memberitahukan pengunduran diri saya dengan hari kerja terakhir [Tanggal Terakhir]. Saya berterima kasih atas bimbingan Bapak/Ibu selama ini dan akan menyiapkan catatan serah terima sebelum tanggal tersebut.

Hormat saya,
[Nama Lengkap]

Contoh untuk karyawan kontrak

Dengan hormat,

Saya, [Nama Lengkap], karyawan kontrak di bagian [Bagian] dengan masa kontrak sampai [Tanggal Akhir Kontrak], dengan ini mengundurkan diri dari [Nama Perusahaan]. Hari kerja terakhir saya adalah [Tanggal Terakhir]. Saya akan menyelesaikan tugas yang sedang berjalan dan menyerahkan semua perlengkapan kerja sebelum tanggal tersebut.

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Hormat saya,
[Nama Lengkap]

Kalau kamu resign sebelum kontrak berakhir, baca dulu isi perjanjian kerjamu. Sebagian kontrak mengatur konsekuensi pengakhiran lebih awal, dan surat yang sopan tidak mengubah isi kontrak itu.

Contoh singkat dan simple

Dengan hormat, saya [Nama Lengkap], [Jabatan], mengundurkan diri dari [Nama Perusahaan] terhitung [Tanggal Terakhir]. Terima kasih atas kerja samanya selama ini. Hormat saya, [Nama Lengkap].

Versi singkat cocok kalau HRD hanya butuh bukti tertulis untuk melengkapi formulir resign. Untuk variasi lain, misalnya karyawan kontrak atau resign setelah masa percobaan, lihat contoh surat pengunduran diri yang lebih lengkap.

Cara menulis surat tulis tangan yang rapi

Kerapian surat tulis tangan bukan soal tulisan indah. Atasan tidak menilai kaligrafimu. Yang dinilai adalah apakah surat bisa dibaca tanpa menebak, dan apakah terlihat dibuat dengan sungguh-sungguh.

• Tulis draf dulu. Kamu bisa memakai generator surat resign untuk menyusun teksnya, lalu menyalin hasilnya.
• Pakai huruf cetak atau tegak bersambung yang konsisten. Jangan campur keduanya di satu surat.
• Tulis pelan di bagian awal. Kesalahan paling sering terjadi di baris tujuan surat, saat menulis nama atasan atau perusahaan.
• Periksa sebelum tanda tangan. Baca ulang dengan suara pelan. Cek tanggal, nama, dan ejaan.
• Kalau salah, tulis ulang. Ini pendapat kami yang mungkin terdengar kaku: jangan pakai tip-ex atau coretan di surat resign. Satu coretan kecil di surat lamaran mungkin dimaafkan, tapi surat resign masuk arsip personalia dan bisa dibaca lagi kapan saja.
• Fotokopi atau foto suratnya sebelum diserahkan, lalu minta paraf penerima di salinan sebagai bukti tanggal.

Satu hal yang sering terlewat di contoh surat resign pabrik: tanggal hari terakhir. Banyak contoh hanya menulis "terhitung mulai bulan depan". Tanggal yang jelas memudahkan HRD menghitung masa pemberitahuan 30 hari dan menyiapkan hakmu.

Ditulis tangan atau diketik?

Pertanyaan ini sering muncul, dan jawabannya bergantung pada perusahaan. Tabel ini membantu memutuskan.

Satu hal yang berlaku untuk keduanya: simpan salinannya. Surat resign adalah bukti kapan kamu memberi tahu perusahaan. Setelah hari terakhir, kamu juga butuh keterangan pengunduran diri dari perusahaan. Menurut Permenaker Nomor 4 Tahun 2022 Pasal 8 dan 9, keterangan itu dilampirkan saat mengajukan pembayaran Jaminan Hari Tua ke BPJS Ketenagakerjaan, setelah masa tunggu satu bulan.

Kesimpulan kami: kalau tidak diminta tulis tangan, surat ketik yang ditandatangani lebih praktis dan lebih sulit disalahbaca. Tapi kalau HRD pabrikmu meminta tulisan tangan, jangan berdebat. Ikuti saja, karena tujuanmu adalah keluar dengan baik, bukan memenangkan soal format.

Setelah resign, langkah berikutnya biasanya melamar di tempat baru. Siapkan CV yang rapi, pastikan formatnya lolos sistem ATS, dan kalau ada lowongan yang meminta form data diri, ikuti panduan cara mengisi daftar riwayat hidup kami.

Kesimpulan

Surat pengunduran diri tulis tangan sah selama tertulis, bertanda tangan, dan diserahkan paling lambat 30 hari sebelum hari terakhirmu sesuai PP 35/2021. Gunakan folio bergaris dan pulpen hitam, tulis draf dulu, salin pelan-pelan, dan tulis ulang kalau ada kesalahan. Isinya cukup satu halaman: pernyataan resign, tanggal hari terakhir, terima kasih, dan kesediaan serah terima.

Butuh teks yang tinggal disalin? Buka alat surat pengunduran diri, isi kolomnya, lalu cetak lembar bergaris sebagai panduan menulis. Gratis, tanpa daftar akun, dan datamu tetap di perangkatmu.