Amplop Lamaran Kerja: Contoh Penulisan, Ukuran, dan Tulisan di Map

Amplop lamaran kerja cukup memuat dua hal: keterangan lamaran beserta posisi yang dilamar di kiri atas, dan alamat tujuan lengkap di kanan bawah. Nama pengirim boleh ditulis di bagian belakang amplop. Selebihnya biarkan bersih. Amplop yang penuh tulisan justru menyulitkan petugas penerima menyortir berkas.

Di bawah ini ada contoh penulisan amplop lamaran kerja untuk beberapa situasi: dikirim lewat pos, diantar langsung, lowongan dengan kode posisi, dan lamaran ke sekolah atau instansi. Kami juga membahas ukuran amplop yang pas untuk kertas A4 dan folio, serta tulisan di map lamaran kerja.

Apa yang ditulis di amplop lamaran kerja

Bayangkan perjalanan amplop Anda. Ia diterima resepsionis atau bagian surat-menyurat, dipilah menurut tujuan, lalu diteruskan ke bagian personalia. Di perusahaan yang sedang membuka beberapa lowongan sekaligus, amplop dipilah lagi menurut posisi. Setiap tulisan di amplop seharusnya membantu proses itu, tidak lebih.

Tulisan di amplop lamaran pekerjaan tidak perlu memuat nama lengkap direktur, kecuali iklan memintanya. Tujukan ke bagian, misalnya "Yth. Manajer Personalia" atau "Yth. Bagian HRD". Alasannya praktis: pejabat bisa berganti, sedangkan bagian personalia tetap ada. Kalau iklan menyebut nama penerima, tentu tulis nama itu.

Yang sering terlewat adalah kode pos. Banyak pelamar menulis alamat lengkap sampai nomor gedung tetapi lupa kode posnya. Untuk pengiriman lewat pos, kode pos membantu penyortiran. Anda bisa mencarinya di situs kode pos Pos Indonesia.

Contoh penulisan amplop lamaran kerja

Berikut beberapa contoh tulisan di amplop lamaran kerja. Semua nama perusahaan dan alamat di bawah ini fiktif, jadi ganti dengan data dari iklan lowongan.

Dikirim lewat pos atau kurir

Kiri atas:

Kanan bawah:

Diantar langsung ke kantor

Bila Anda mengantar sendiri, alamat jalan boleh disingkat menjadi nama perusahaan dan kota, karena amplop tidak melewati kantor pos. Tetapi jangan hilangkan keterangan posisi. Justru di sinilah keterangan posisi paling berguna, karena resepsionis biasanya menumpuk semua lamaran yang masuk hari itu dalam satu kotak.

Lowongan dengan kode posisi

Perusahaan yang membuka banyak posisi sering memberi kode seperti "ADM-01" atau "SLS-JKT". Tulis kode persis seperti di iklan, termasuk tanda hubung dan huruf besarnya. Kode yang salah bisa membuat berkas Anda masuk ke tumpukan posisi lain.

Lamaran ke sekolah atau instansi

Untuk contoh penulisan amplop lamaran kerja guru, tujukan ke kepala sekolah atau ketua yayasan, sesuai iklan. Sebut mata pelajaran yang Anda lamar, karena sekolah biasanya membuka beberapa formasi guru sekaligus.

Kenapa kiri atas? karena bagian itu yang pertama terlihat saat amplop ditumpuk dan dibuka. Kebiasaan ini bukan aturan resmi, tetapi sudah lazim sehingga petugas penerima tahu di mana harus melihat.

Menulis amplop tulis tangan atau memakai label cetak

Keduanya boleh, kecuali iklan meminta salah satunya. Banyak pelamar mencari contoh penulisan amplop lamaran kerja tulis tangan karena merasa tulisan tangan lebih sopan. Menurut kami, yang membuat amplop terlihat sopan bukan cara menulisnya, melainkan kerapiannya. Tulisan tangan yang miring dan dicoret lebih buruk daripada label cetak yang rapi.

Bila menulis tangan, pakai pulpen bertinta hitam atau biru tua, tulis dengan huruf cetak yang jelas, dan buat garis bantu tipis dengan pensil lalu hapus setelah tinta kering. Untuk menulis alamat di amplop lamaran kerja tulis tangan, susun per baris: penerima, perusahaan, jalan, kecamatan atau daerah, lalu kota dan kode pos. Jangan menyambung semuanya dalam satu baris panjang.

Bila memakai label, cetak di kertas stiker dan tempel lurus. Hindari tulisan di atas permukaan amplop yang licin dengan spidol yang mudah luntur. Kalau perusahaan juga meminta surat lamaran tulis tangan, siapkan drafnya lebih dulu dengan alat surat lamaran kerja tulis tangan, lalu salin ke kertas bergaris. Gaya tulisan di surat dan di amplop sebaiknya serasi.

Ukuran amplop cokelat dan cara memasukkan berkas

Amplop lamaran yang paling umum di Indonesia adalah amplop cokelat ukuran besar. Sedikit catatan bahasa: menurut KBBI, bentuk baku adalah "cokelat", sedangkan "coklat" adalah bentuk tidak baku. Di pencarian keduanya sama-sama dipakai, jadi tidak perlu khawatir, tetapi dalam surat resmi gunakan bentuk baku.

Ukuran amplop mengikuti seri C dalam standar ISO. Menurut tabel di artikel Wikipedia tentang amplop, amplop C4 berukuran 229 x 324 mm untuk kertas A4, C5 berukuran 162 x 229 mm untuk A5 atau setengah A4, dan DL berukuran 110 x 220 mm untuk sepertiga A4. Artikel ukuran kertas mencatat bahwa A4 berukuran 210 x 297 mm dan surat di kertas A4 muat di amplop C4.

Lalu bagaimana dengan kertas folio atau F4 yang masih sering dipakai di Indonesia? Sisi panjang F4 sekitar 330 mm, lebih panjang dari amplop C4 yang 324 mm. Artinya berkas F4 tidak akan masuk rapi ke amplop C4 tanpa terlipat ujungnya. Kalau berkas Anda dicetak di F4, cari amplop yang memang dijual untuk ukuran folio dan cek panjangnya sebelum membeli. Ini detail kecil yang jarang dibahas, padahal berkas yang ujungnya tertekuk terlihat kurang rapi saat dibuka.

Saran kami untuk lamaran fisik: jangan melipat berkas. Masukkan map ke amplop besar, lalu segel dengan lem, bukan staples. Kalau dikirim lewat pos, tambahkan selembar karton tipis di belakang map supaya tidak tertekuk di perjalanan.

Tulisan di map lamaran kerja

Map lamaran adalah lapisan kedua setelah amplop. Begitu amplop dibuka, sering kali amplopnya dibuang dan hanya mapnya yang disimpan. Karena itu tulisan di map lamaran kerja harus bisa berdiri sendiri: siapa Anda, posisi apa, dan bagaimana menghubungi Anda.

Contoh tulisan map lamaran kerja yang lengkap: "Lamaran Kerja", posisi yang dilamar, nama lengkap, nomor telepon, dan email. Tulis di tengah sampul depan, atau tempel label cetak. Warna map biasanya bebas kecuali iklan menentukan. Beberapa perusahaan atau instansi meminta warna tertentu untuk memudahkan pemilahan, misalnya per jenjang pendidikan, jadi baca iklannya sampai habis.

Di dalam map, susun berkas sesuai urutan yang diminta iklan. Bila tidak ada petunjuk, urutan yang umum dipakai adalah surat lamaran, CV, lalu lampiran. Penjelasan lengkap tentang urutan dan pas foto ada di panduan menyiapkan berkas lamaran kerja. Untuk isi CV-nya, buat CV di browser lalu cetak dari PDF, atau lihat dulu contoh resume satu halaman sebagai acuan.

Mengirim amplop lamaran lewat pos atau kurir

Lamaran yang dikirim lewat pos atau jasa kurir punya satu risiko tambahan: Anda tidak tahu kapan berkas benar-benar sampai. Karena itu kirim jauh sebelum batas waktu, bukan di hari terakhir. Hitung juga hari libur dan akhir pekan, saat banyak kantor tidak menerima kiriman.

Simpan nomor resi dan foto amplop sebelum diserahkan ke petugas. Foto ini berguna bila Anda perlu menanyakan status kiriman, sekaligus menjadi catatan posisi dan perusahaan yang Anda lamar. Bila perusahaan menyediakan alamat khusus penerimaan lamaran, misalnya kotak pos atau alamat gudang yang berbeda dengan kantor pusat, pakai alamat itu, bukan alamat yang Anda temukan di internet.

Isi amplop juga perlu dicek sekali lagi sebelum disegel. Pastikan surat lamaran sudah ditandatangani, CV adalah versi terbaru, dan fotokopi dokumen terbaca jelas. Bila CV Anda masih memakai format lama, Anda bisa merapikannya dengan template CV yang siap cetak, atau mengisi formulir daftar riwayat hidup bila instansi memintanya. Kami menyarankan mencetak satu salinan tambahan untuk arsip pribadi, supaya Anda bisa membaca ulang isi lamaran sebelum dipanggil wawancara.

Kesalahan yang sering terjadi dan kapan amplop tidak dibutuhkan

Kesalahan paling umum ternyata bukan soal format, melainkan soal kecocokan. Posisi di amplop berbeda dengan posisi di surat. Nama perusahaan di amplop salah karena berkas dipakai ulang dari lamaran sebelumnya. Ini terjadi karena pelamar mengirim banyak lamaran sekaligus. Solusinya sederhana: siapkan satu set berkas per perusahaan dan baru tulis amplop setelah surat lamaran final.

Kesalahan lain adalah menulis terlalu banyak. Ada pelamar yang menulis ringkasan pengalaman, IPK, bahkan motto di sampul amplop. Semua itu tempatnya di surat lamaran dan CV, bukan di amplop. Kalau surat Anda belum siap, gunakan pembuat surat lamaran kerja dan bandingkan dengan contoh surat lamaran untuk berbagai kondisi.

Terakhir, jujur saja: banyak lowongan sekarang tidak menerima berkas fisik sama sekali. Kalau iklan meminta lamaran lewat email atau portal, jangan mengirim amplop. Siapkan email yang rapi dengan template di halaman email lamaran kerja, dan pastikan CV Anda terbaca sistem dengan mengikuti panduan CV ATS. Satu lagi, bila iklan meminta Anda mengirim berkas sambil mentransfer biaya pendaftaran, berhati-hatilah. Kemnaker mengingatkan bahwa pungutan biaya dalam rekrutmen hampir pasti modus penipuan.