Surat Pengunduran Diri Kerja: Versi Indonesia dan Inggris

Surat pengunduran diri dari perusahaan tidak perlu menjelaskan alasan secara panjang. Yang dibutuhkan atasan dan HRD adalah kepastian: siapa yang mundur, dari jabatan apa, dan mulai kapan. Tabel berikut menunjukkan bagian surat beserta kolom yang mengisinya.

Ketiga gaya memakai susunan yang sama. Perbedaannya hanya pada panjang kalimat dan kehangatan nada, sehingga kamu bisa berpindah gaya tanpa mengetik ulang.

Aturan umumnya ada di Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021. Pasal 36 huruf i menyebut pekerja yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri harus memenuhi tiga syarat: "mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri", "tidak terikat dalam ikatan dinas", dan "tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri".

Artinya, tanggal pengunduran dirimu mulai berlaku paling cepat 30 hari setelah surat diserahkan. Contohnya, surat yang diserahkan pada 3 November 2026 berarti tanggal mulai pengunduran diri paling cepat 3 Desember 2026. Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama bisa mengatur hal lain, jadi baca dokumen itu dan minta HRD mengonfirmasi tanggalnya secara tertulis. Halaman ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum.

Pasal tersebut tidak menyebut kewajiban mencantumkan alasan. Karena itu, ketiga template tidak memuat alasan resign. Kalau ingin menjelaskan, sampaikan langsung kepada atasanmu.

Di perusahaan yang memakai bahasa Inggris sebagai bahasa kerja, atasan atau tim HR regional mungkin lebih nyaman membaca surat berbahasa Inggris. Versi Inggris di generator ini memuat isi yang setara: pernyataan mundur, hari kerja terakhir, ucapan terima kasih, dan kesediaan serah terima.

Isi kolom tambahan versi Inggris untuk jabatan, divisi, lama bekerja, dan tanggal terakhir. Tanggal surat versi Inggris terisi otomatis dengan format seperti 3 November 2026. Nama, kota, dan nama perusahaan diambil dari isian versi Indonesia. Kalau perusahaanmu bukan di Indonesia, halaman resignation letter berbahasa Inggris membahas kebiasaan masa pemberitahuan di Amerika Serikat dan Inggris.

Surat resign bisa diketik, dicetak, lalu ditandatangani, atau dikirim sebagai PDF lewat email. Kalau perusahaanmu meminta surat tulis tangan, pilih Surat pengunduran diri tulis tangan di kolom Jenis surat. Barisnya dipotong pendek dan bisa dicetak di lembar bergaris ukuran A4 atau folio. Ketiga gayanya muat satu lembar folio.

PP 35/2021 Pasal 36 huruf i hanya menyebut permohonan secara tertulis; pasal itu tidak mengatur apakah surat harus diketik atau ditulis tangan. Ikuti kebiasaan di tempat kerjamu. Bagi karyawan pabrik yang menyerahkan surat lewat kepala regu atau bagian personalia, simpan salinannya, atau minta tanda terima yang memuat tanggal penyerahan.

Cara menyampaikan sama pentingnya dengan isi surat. Beberapa kebiasaan yang membuat proses resign tetap baik:

• Bicarakan dulu dengan atasan langsung, baru serahkan suratnya pada hari yang sama, supaya atasan tidak mengetahui kabar ini dari orang lain.
• Pastikan tanggal hari kerja terakhir di surat sesuai dengan masa pemberitahuan di perjanjian kerjamu.
• Siapkan catatan serah terima: daftar pekerjaan berjalan, dokumen, dan akses yang perlu dialihkan.
• Kirim juga versi email kalau perusahaan memakai email untuk urusan kepegawaian, lalu simpan email terkirimnya sebagai bukti.

Template ini disusun untuk hubungan kerja. Untuk mundur dari organisasi atau kepanitiaan, ubah sapaan dan hapus kalimat tentang serah terima pekerjaan sesuai kebutuhan sebelum mengunduh.

Berikut gaya formal dengan data contoh. Surat Indonesia memuat perihal dan permohonan maaf yang lazim, sedangkan versi Inggrisnya menyampaikan hal yang sama dengan ungkapan yang wajar dalam bahasa Inggris.